La administración de nómina y la maquila de nómina son términos que suelen confundirse o incluso utilizarse de manera intercambiable. Sin embargo, no son lo mismo y es de interés entender la diferencia entre ambas.
Los dos son sumamente útiles para las empresas, especialmente cuando comienzan a crecer. Las funciones de ambas pueden ocupar mucho tiempo a los emprendedores, por lo que optar por subcontratar es ideal.
Diferencia entre administración y maquila de nómina
En pocas palabras, la maquila es parte de las funciones que tiene la administración de nómina. La maquila se acota al cálculo de la nómina e impuestos de los empleados. Se calcula el pago de cada empleado considerando su salario, incapacidades, faltas, bonos, etc. También se calcula el pago de impuestos. Este servicio se puede realizar de manera mensual, quincenal o semanalmente.
Cuando este servicio se subcontrata, la empresa que lo realiza suele limitarse a entregar la hoja de pagos a la empresa para que esta realice la dispersión de la nómina y el pago de impuestos. De esta manera, los datos confidenciales financieros se mantienen en poder de los dueños, sin riesgo a malos usos. No obstante, es posible que la empresa contratada realice la operación de pagos con el permiso y datos de los empleadores.
Por otro lado, la administración de nómina incluye otros aspectos. Se realiza:
- El alta, baja y trámites ante el IMSS
- Expediente (documentación) de los empleados
- Mapas de jerarquía de colaboradores
- Actualización de puestos, sueldos y salarios
- Manejo de prestaciones de ley y adicionales
- Maquila de nómina
Es importante tener presente que esto no significa hacer outsourcing. La empresa seguirá pagando la nómina de sus empleados, aunque contrate a otra para hacer la maquila y/o administración de nómina.
Beneficios de la subcontratación de servicios de nómina
Como ya mencionamos, la subcontratación puede ayudar mucho a las empresas. Estar al tanto de los movimientos de empleados, así como de sus horas extra, compensaciones, faltas, etc. y su impacto en la nómina puede ser bastante trabajo. Por lo tanto, el subcontratar este servicio tiene ventajas.
- Ahorro de tiempo: Especialmente cuando los equipos administrativos son reducidos, conviene ahorrar este tiempo y enfocarlo a tareas más enfocadas a la operación de los servicios o ventas.
- Evitar sanciones: Los cálculos siempre estarán a tiempo para realizar los pagos pertinentes. De esta manera, se evitará pagar a destiempo e incurrir en multas.
- Deducción de impuestos: Este servicio es deducible de IVA e ISR, lo cual conviene a las empresas.
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