En esta época del año una de las preguntas que más se repite entre los empresarios es cómo calcular el aguinaldo para sus trabajadores. Ese “extra” de dinero que es sinónimo de alegría para quien lo recibe, es una obligación patronal en México, que puede generar cierto estrés cuando sólo se le conoce de forma superficial.
Si estás aquí es porque tú también tienes dudas sobre el cálculo de aguinaldo en tu negocio. Empecemos entonces por conocer su origen: el aguinaldo inició en nuestro país como una gratificación voluntaria para los trabajadores en el marco de las fiestas de diciembre.
Al paso del tiempo se transformó en una prestación, establecida bajo la Ley Federal del Trabajo en su artículo 87. Esta normativa aplica para todos quienes tienen una relación laboral de tipo subordinada. Por ejemplo, trabajadores:
- De base
- De confianza
- De planta
- Sindicalizados
- Contratados por tiempo determinado
- Eventuales
- Comisionistas
Al tratarse de una prestación regulada, hay mucho más por saber que limitarse a conocer cómo se calcula el aguinaldo.
¿Cómo y cuándo se paga?
Para cumplir en su totalidad con esta obligación como emprendedor, debes saber que la norma establece la obligatoriedad de pago antes del día 20 de diciembre, y debe ser lo equivalente a quince días de salario, por lo menos.
En el caso de los trabajadores eventuales o para aquellos que no cumplan con el año completo de servicios, estén o no laborando antes del 20 de diciembre, el artículo 87 de la Ley Federal del Trabajo indica que también tienen derecho a que se les pague un aguinaldo proporcional al tiempo trabajado.
Al igual que el salario, el aguinaldo debes pagarlo con la moneda en curso y no en especie, vales, fichas o cualquier otro sustituto de dinero. Con el consentimiento previo, puedes efectuarlo con depósito bancario, transferencia o cualquier otro medio electrónico.
Más adelante veremos cómo calcular el aguinaldo y cómo se saca el aguinaldo proporcional. Hasta te daremos ejemplos de a cuánto corresponde el aguinaldo en casos hipotéticos. Por ahora, anota esto: el aguinaldo genera impuestos cuando el monto es superior a 30 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA). Esta unidad de medida económica en pesos se utiliza para calcular el pago de las obligaciones. Si la gratificación es menor, se considera exenta de ISR.
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Aguinaldo adelantado para unos cuanto
El caso de los trabajadores del Estado puede generar cierta confusión, pues sus condiciones son diferentes a las que se manejan dentro de la iniciativa privada. Por ejemplo, para ellos la cantidad mínima de aguinaldo es de 40 días de salario sin deducciones, cuando cumplen con un año de servicios. De lo contrario, reciben su parte proporcional de aguinaldo conforme al tiempo laborado.
Otro aspecto del aguinaldo que diferencia a este sector es cuándo se dan los aguinaldos. A los trabajadores del gobierno se les paga un 50% antes del 15 de diciembre y el otro 50% a más tardar el 15 de enero del año siguiente.
¿Qué pasa si no pagas el aguinaldo?
Una empresa que incumple con el pago de esta prestación puede hacerse acreedora a una multa que va de 50 a 500 veces UMA. Depende del tamaño de la empresa, el número de empleados y la recurrencia de esta conducta.
Aunque la recta final del año se siente cada vez más cerca al descanso y más lejos de las obligaciones, como empresario debes tomar en cuenta el riesgo a este tipo de infracciones y protegerte. Por ejemplo, con una asesoría adecuada para garantizar el cumplimiento normativo. Considera que los trabajadores cuentan, a partir del 20 de diciembre, con un año para reclamar cualquier anomalía en el pago del aguinaldo.
El aguinaldo, en particular, suele repercutir mucho en el ambiente laboral de cualquier negocio. Quienes trabajan en tu empresa tendrán contemplada ya la recepción de este ingreso extra en una temporada en la que particularmente se suele gastar más de lo normal. Por ello, no recibirlo, recibirlo incompleto o fuera de tiempo les producirán molestia, preocupación, estrés y hasta resistencia en su entorno laboral.
Como puedes ver, es un punto sensible que no debes dejar de lado o minimizar. En cambio, requiere de una planeación responsable que no ponga en riesgo ningún área de tu empresa y, en cambio, te beneficie.
Puedes aprender más: Guía para cumplir con el pago de impuestos
Cómo se calcula el aguinaldo
Ahora sí, revisemos cómo calcular el aguinaldo. En el caso de los trabajadores con salario fijo, el cálculo debe hacerse por día laborado. Para ver cómo sacar el aguinaldo con un salario variable, se debe tomar como base el ingreso promedio diario obtenido en los últimos 30 días trabajados.
Ya hemos mencionado que el monto mínimo es de 15 días de salario cuando se trabajó un año completo. Cuando no se cumple con esto, hay que calcular el aguinaldo proporcional.
Cómo calcular el aguinaldo regular
Veamos un ejemplo. Pensemos que en tu equipo la colaboradora B, quien lleva más de un año laborando, recibe un salario mensual de 15,000 pesos. Si dividimos su salario entre 30 días, tenemos como resultado 500 pesos. Entonces, el monto mínimo de su aguinaldo será de 7,500 pesos, pues equivale a multiplicarlo por 15.
Cómo sacar parte proporcional del aguinaldo
Aprende cómo sacar el aguinaldo proporcional con este ejemplo. Supongamos que tu colaboradora C tiene el mismo sueldo mensual de 15,000, pero ella sólo lleva 5 meses laborados. La proporción de aguinaldo por día se hace tomando la suma de aguinaldo regular y dividiéndola entre el número de días en el año. En este caso el resultado es: 20.54 pesos.
Esos 5 meses equivalen a 150 días trabajados, dando como resultado un aguinaldo proporcional de 3,081 pesos.
Repasemos el cálculo con este ejemplo:
Dentro de la “fórmula para sacar aguinaldo” se contemplan los periodos vacacionales, las licencias de maternidad y paternidad, los descansos semanales y las incapacidades por riesgo de trabajo.
Para los trabajadores como vendedores o agentes de seguros bajo la LFT, el salario diario se calcula tomando en cuenta el promedio de los ingresos percibidos en el último año de trabajo. ¿Cómo se saca el aguinaldo si no suman los 12 meses?, pues se toma en cuenta todo el tiempo de trabajo hasta entonces.
El Reglamento de Ley del Impuesto Sobre la Renta indica que cuando la gratificación es inferior al monto equivalente al salario mínimo general elevado a 30 días, no se paga el impuesto.
La excepción a la regla
El aguinaldo es un derecho irrenunciable de los trabajadores y en ningún caso es aceptable la argumentación para que no sea pagado. Los únicos casos en los que es posible descontar parte del pago son:
- Anticipos a cuenta de dicha remuneración
- Por motivo de pensiones alimenticias
Los trabajadores que renuncien a su trabajo antes del 20 de diciembre, tienen derecho a una proporción de aguinaldo por el tiempo que laboraron.
Como lo mencionamos al inicio, el aguinaldo debe ser pagado a todos quienes tienen una relación laboral subordinada. Esto quiere decir que sí hay casos en los que no es obligatorio. Esta excepción son los trabajadores contratados por honorarios, a menos que exista una subordinación laboral con los siguientes elementos:
- Mediante la prestación de servicios permanentes a un solo patrón.
- Cubre obligatoriamente un horario de trabajo con duración de la jornada máxima legal de 8 horas.
- Recibe instrucciones de un superior inmediato.
- Tiene un lugar fijo de trabajo dentro de la empresa o establecimiento.
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Estrategias de planeación
La falta de liquidez es uno de los mayores retos de las empresas para asegurar el pago de los aguinaldos navideños. Pues ya no se trata de cómo calcular el aguinaldo sino de cómo poder cubrirlo. La respuesta está en un clásico: la mejor práctica es la planeación.
Se sugiere reservar desde enero, cada mes, dos días de aguinaldo por cada empleado. Si sigues este método, al llegar al mes 12 contarás con el monto cubierto por los 15 días mínimos que estás obligado a pagar.
Otra de las recomendaciones generales es tener un fondo de emergencia para cuestiones como esta. Sabemos bien que esto puede sonar mucho más sencillo aquí que en la práctica, por lo que nuestro mejor consejo es que acudas con especialistas en la materia para que te orienten con medidas ajustadas a tu realidad.
Salvavidas para mantenerte a flote
Factoraje
Esta herramienta consiste en vender tus cuentas por cobrar a alguna institución financiera. Ellos absorben la deuda y a ti te facilitan el pago por anticipado de esas facturas, de esta forma, adquieres liquidez. Es una solución sin riesgo que puede funcionar para el rescate. Solo recuerda que la institución cobra una comisión y puede tardar algunos días en autorizar, ya que requiere de un análisis previo.
Negociación
En esta situación, lo mejor es ser abiertos y claros con los trabajadores. Explicarles tu condición e intentar negociar el pago diferido del aguinaldo. Por ejemplo, la mitad antes de que finalice el año y el resto en enero. De esta forma, tienes unas semanas más para resolver tu situación.
Solicitar un crédito
Aunque no es la herramienta más conveniente, debido a que se financiaría un gasto corriente por medio de un préstamo. Se recomienda recurrir a esta alternativa como última opción.
Después de conocer esta información sabemos que habrás concluido no sólo cómo calcular el aguinaldo para quienes trabajan en tu empresa sino que se trata de una obligación sumamente importante. Al ser no negociable y obligatorio, lo mejor que puedes hacer es contemplarlo con anticipación y asistirte en la materia.
En WORTEV contamos con un equipo especializado que puede ayudarte a cumplir con esta obligación, no sólo para evitar sanciones sino para mejorar la gestión al interior de tu empresa.
Con información de Ricardo Gutiérrez, encargado de Administración y Finanzas en niRHo
